Vajad abi esimese automatiseerimise valimisel?
Need on protsessid, kus töö on sage, reeglid enam-vähem teada ja viivituse hind päris. Seda kinnitavad nii ametlikud protsessiautomaatika juhendid, näiteks Microsoft Power Automate'i cloud flow’de ülevaade ja desktop flow’de dokumentatsioon, kui ka kasutuslood: Microsofti enda värskes kliendiloos töötleb Power Platformi lahendus 100 000 arvet kuus ning saavutab kuni 99% väljavõtte täpsuse.
Miks arved on sageli tugev esimene kandidaat
Arvete käitlemine on hea näide just seetõttu, et see ühendab korraga mitu äriprobleemi: andmed tuleb välja võtta, kinnitada, õigesse süsteemi saata, originaal arhiveerida ja erandid lahendada.
Tarkvaratootjate kasutuslood ei ole kunagi üks ühele sinu ettevõtte eelarve, kuid nad näitavad, miks see protsess on peaaegu alati tugev esimene kandidaat. Näiteks Tungsten Automationi Thermo Fisher Scientificu lugu kirjeldab 37% kasvu AP tootlikkuses pärast e-arvelahenduse kasutuselevõttu ja näitab, kuidas käsitsi arve taassisestamine asendati viie minuti pikkuse käed-vaba vooga.
Mida automatiseerida esimesena?
Juhi vaates on küsimus “mida automatiseerida?” lihtsam kui tundub. Automatiseeri esmalt protsess, kus sisend tuleb alati kusagilt väljast, töödeldakse sama mustri järgi ja lõpus peab info jõudma kas teise süsteemi või kinnitaja lauale.
Heaks kandidaadiks on näiteks kinnitusring, arvete või kuludokumentide töötlus, onboarding, puhkuseavaldused, lepingute eeltöötlus või standardraportite koostamine. Halb kandidaat on protsess, kus erandid on normaalsuseks, mitte erandiks, reeglid on suures pildis vaieldavad või lähteandmed on nii halvad, et inimesed ei usalda neid isegi käsitsi töödeldes.
Kuidas alustada ilma üle ehitamata
Vali üks protsess, mille maht on piisav, et kasu oleks näha juba kuuga. Kaardista ära praegune tööaeg, inimsekkumise osakaal ühe juhtumi kohta, vead, ooteajad ja erandite protsent. Seejärel ehita voog, mis teeb kolm asja: võtab sisendi vastu, täidab standardsed sammud automaatselt ja annab keerulisemad juhud inimesele üle.
Ka pilveautomaatikale lisaks on paljudel organisatsioonidel vaja vanu rakendusi või brauseris tehtavat käsitööd; siin tuleb mängu desktop automation ehk RPA mõõde, mida Microsoft oma ametlikes juhendites eraldi rõhutab.
Mõõda töövoogu, mitte tööriista
Kasu mõõdetakse viie numbriga: kui kaua ühe juhtumi lahendamine algusest lõpuni aega võtab, mitu korda peab inimene selle juhtumiga tegelema, kui palju tekib vigu, kui suur on tööjärg ning kui palju raha on seotud hilinenud maksete, viiviste, seisva töö või täiendava tööjõuvajadusega.
Kui juht tahab lihtsat küsimust, siis see on järgmine: “Kas meie parim inimene teeb endiselt kopeerimist, ümbernimetamist, kinnituste tagaajamist ja andmete ümbertrükki?” Kui jah, siis pole probleem tööjõupuudus, vaid valesti jaotatud töö.
Ära automatiseeri segadust
Suurim viga on halbade protsesside automatiseerimine. Kui kinnitusastmed on mõttetud, vastutused udused või andmeväljad standardiseerimata, siis automatiseerimine ei paranda probleemi, vaid lihtsalt võimendab segadust.
Teine klassikaline viga on erandivoogude unustamine. Kolmas on see, et mõõdetakse ainult tööriista käivitumist, mitte protsessi tulemust. Hea automatiseerimine ei ole see, kus “voog jooksis edukalt”, vaid see, kus nõue, arve või taotlus jõudis õigeks ajaks õigesse kohta, väiksemas mahus käsitöö ja väiksema riskiga.